Como aumentar a produtividade no trabalho: 5 estratégias práticas
Introdução
Produtividade não significa trabalhar mais rápido ou por mais horas. Significa gerar mais resultado a partir dos recursos disponíveis. Ela pode ser aumentada de diferentes maneiras: quando o profissional organiza melhor suas atividades (produtividade individual), quando novos equipamentos mais eficientes são utilizados (produtividade tecnológica) e quando as empresas eliminam tarefas desnecessárias ou automatizam tarefas repetitivas (produtividade organizacional).
O aumento da produtividade é considerado um dos fatores que contribuem para o crescimento dos salários e da economia. Deve-se ter em mente, porém, que aumentar a produtividade não depende apenas do profissional: a administração da empresa também possui papel fundamental nesse processo.
Maneiras de aumentar a produtividade
#1 Invista em equipamentos adequados
Seja pela aquisição de computadores mais eficientes ou pela melhoria das condições ergonômicas do ambiente de trabalho, o uso de equipamentos adequados pode resultar em aumento da produtividade. Considere o seguinte exemplo hipotético: Um funcionário perde diariamente 10 minutos aguardando o carregamento de programas e a execução de tarefas. Considerando 22 dias úteis, esse funcionário perde mensalmente 220 minutos e anualmente cerca de 44 horas. Considerando um custo de trabalho de R$ 40/hora, as pequenas "travadas" do computador custam R$ 1.760 anuais em capacidade de trabalho perdida. Se a substituição do computador eliminar esses atrasos, o investimento poderá ter retorno econômico.
Além disso, caso um funcionário trabalhe em condições pouco ergonômicas, o estresse acumulado e a fadiga podem reduzir seu desempenho. Parte do esforço é desperdiçada para compensar um problema que poderia ser evitado. É como dirigir um veículo com o freio levemente acionado.
#2 Uso de inteligência artificial
A pesquisa "Experimental evidence on the productivity effects of generative artificial intelligence" mostrou um considerável aumento de produtividade entre profissionais que utilizaram o ChatGPT em tarefas de escrita profissional. Entre os resultados, estão a redução média de 40% no tempo de execução e aumento de 18% na qualidade dos resultados.
Para profissionais que utilizam IA frequentemente, uma assinatura paga do ChatGPT pode ser um investimento interessante. Dependendo do plano e dos recursos disponíveis, é possível ter acesso a modelos mais avançados e funcionalidades de integração com serviços externos, como conexão com e-mail e Google Drive, aumentando as possibilidades de utilização da ferramenta.
#3 Reduzir interrupções e distrações durante o expediente
Em pesquisa da Microsoft, trabalhadores monitorados em seu ecossistema de trabalho recebiam interrupções por reuniões, mensagens e e-mails em intervalos médios de aproximadamente dois minutos durante o expediente. Essa fragmentação da atenção pode dificultar a concentração e aumentar o tempo necessário para concluir atividades.
Algumas recomendações práticas incluem desativar notificações não essenciais, reservar horários específicos para responder e-mails, estabelecer períodos de trabalho sem interrupções, evitar reuniões desnecessárias e utilizar ferramentas de comunicação assíncrona. Note que este item desafia a noção de que mais aplicativos e ferramentas aumentam a produtividade.
#4 Melhorar a organização do trabalho, considerar modelos híbridos e investir em capacitação
Em estudo de 2024, pesquisadores realizaram um experimento com 1.612 trabalhadores da empresa de tecnologia trip.com. Durante seis meses, parte dos trabalhadores teve a possibilidade de trabalhar dois dias por semana em home office. Os resultados apresentados foram de redução de aproximadamente 33% na taxa de desligamento, sem prejuízo significativo nas avaliações de desempenho e ausência de diferença significativa nas promoções.
O estudo não apresenta indicadores diretos de produtividade, mas a redução significativa na taxa de desligamento tende a favorecer a produtividade. Afinal, a cada substituição de funcionários, um novo período de treinamento e adaptação gera custos.
Além disso, escolher modelos de trabalho adequados, organizar prioridades, estabelecer metas claras e distribuir atividades de acordo com as competências de cada profissional são medidas que podem evitar retrabalho e melhorar o aproveitamento da equipe.
Outra estratégia importante é investir na capacitação contínua dos profissionais. O domínio de ferramentas como Excel e Power BI, por exemplo, pode reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais, facilitar a análise de informações e melhorar a tomada de decisões. A produtividade não depende apenas das ferramentas disponíveis, mas também da capacidade dos profissionais de utilizá-las adequadamente.
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#5 Automatizar tarefas repetitivas
Automatizar tarefas repetitivas pode reduzir erros operacionais e acelerar processos. Muitas dessas soluções podem ser implementadas com ferramentas que oferecem planos gratuitos. No blog da EximiaAI, você encontra tutoriais e exemplos práticos para começar a automatizar processos empresariais, como a automação de envio de emails e cobranças, agendamento integrado ao calendário e o uso de chatbots integrados à base de conhecimento.
Como saber se um investimento realmente aumenta a produtividade?
No mundo dos negócios vale a máxima: Tempo é dinheiro. Portanto, para verificar se um investimento ou nova ferramenta vale a pena, o segredo está em medir quanto tempo pode ser ganho e quanto desse tempo pode ser aproveitado com outras tarefas.
Por exemplo, considere um escritório com cinco funcionários que gastam 30 minutos por dia copiando informações entre sistemas, a um custo por hora de R$ 30. Se uma automação reduzir esse trabalho em 80%, a empresa poderá liberar aproximadamente 44 horas de trabalho por mês, equivalentes a R$ 1.320 em capacidade mensal, segundo as premissas do exemplo.
Note, porém, que esse valor representa capacidade de trabalho liberada, e não necessariamente uma redução direta nas despesas da empresa. Para calcular o retorno real da automação, também devem ser considerados os custos de implementação, manutenção e operação da solução.
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